Die Nebenkostenabrechnung landet meistens einmal im Jahr im Briefkasten und sorgt nicht selten erst einmal für Fragezeichen. Zwischen Grundsteuer, Wasser, Hausreinigung und irgendwelchen Umlageschlüsseln ist oft gar nicht so leicht zu erkennen, ob die Abrechnung wirklich stimmt.
Dabei dürfen Vermieter:innen nicht einfach beliebige Kosten auf ihre Mieter:innen umlegen. Außerdem muss eine Nebenkostenabrechnung bestimmte Angaben enthalten, damit sie nachvollziehbar ist. Wir zeigen dir, was in eine Nebenkostenabrechnung gehört, welche Kosten umlagefähig sind und worauf du bei der Prüfung achten solltest.
Das Wichtigste zur Nebenkostenabrechnung auf einen Blick
Eine Nebenkostenabrechnung muss unter anderem den Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten, den verwendeten Verteilerschlüssel und die bereits geleisteten Vorauszahlungen enthalten. Vermieter:innen müssen grundsätzlich jährlich über vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen abrechnen. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums bei den Mieter:innen eingehen.
Nicht alle Ausgaben rund um eine Immobilie dürfen dabei auf Mieter:innen übertragen werden. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Reparaturkosten gehören beispielsweise grundsätzlich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Mit der Nebenkostenabrechnung, rechtlich meist als Betriebskostenabrechnung bezeichnet, rechnen Vermieter:innen die laufenden Kosten einer vermieteten Wohnung beziehungsweise eines Gebäudes ab.
Voraussetzung ist, dass im Mietvertrag vereinbart wurde, dass die Mieter:innen die entsprechenden Betriebskosten tragen. Das Bürgerliche Gesetzbuch erlaubt sowohl eine Betriebskostenpauschale als auch monatliche Vorauszahlungen. Werden Vorauszahlungen vereinbart, muss darüber grundsätzlich einmal jährlich abgerechnet werden.
Im Laufe des Jahres zahlst du also beispielsweise jeden Monat 200 Euro Betriebskostenvorauszahlung. Nach Ende des Abrechnungszeitraums werden diese Zahlungen mit den tatsächlich auf deine Wohnung entfallenden Kosten verrechnet. Das Ergebnis kann entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung sein.
Was muss in einer Nebenkostenabrechnung stehen?
Eine Nebenkostenabrechnung muss für Mieter:innen nachvollziehbar sein. Nach Angaben der Verbraucherzentrale gehören bei Gebäuden mit mehreren Wohn- oder Gewerbeeinheiten insbesondere der Abrechnungs- und Nutzungszeitraum, die Gesamtkosten, der Umlageschlüssel und die bereits geleisteten Vorauszahlungen zu den wichtigen formellen Angaben.
1. Der Abrechnungszeitraum
Auf der Nebenkostenabrechnung muss klar erkennbar sein, für welchen Zeitraum abgerechnet wird. Typisch ist beispielsweise:
- Januar bis 31. Dezember 2025.
Der Zeitraum muss allerdings nicht zwingend mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Entscheidend ist, dass die jährliche Abrechnung eindeutig erkennen lässt, welchen Zeitraum sie betrifft. Wenn du erst im Laufe des Jahres eingezogen bist, sollte außerdem dein persönlicher Nutzungszeitraum berücksichtigt werden.
2. Die Gesamtkosten des Gebäudes
Für jede Kostenart müssen zunächst die Gesamtkosten angegeben werden. Dazu können beispielsweise Kosten für Wasser, Müllabfuhr oder Gebäudereinigung gehören. Nur wenn die Gesamtkosten erkennbar sind, kannst du nachvollziehen, wie der auf deine Wohnung entfallende Betrag zustande gekommen ist.
3. Der Umlageschlüssel
Ein besonders wichtiger Punkt in jeder Nebenkostenabrechnung ist der sogenannte Umlageschlüssel oder Verteilerschlüssel. Er legt fest, wie die Gesamtkosten des Hauses auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden.
Wurde im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, sieht § 556a BGB grundsätzlich eine Verteilung nach dem Anteil der Wohnfläche vor. Kosten, die von einem gemessenen Verbrauch oder einer verursachten Menge abhängen, sollen dagegen entsprechend dem jeweiligen Verbrauch beziehungsweise der Verursachung verteilt werden. Mögliche Verteilerschlüssel sind beispielsweise Wohnfläche, Verbrauch oder Wohneinheiten.
4. Dein Anteil an den Gesamtkosten
Die Abrechnung sollte anschließend zeigen, welcher Anteil der jeweiligen Gesamtkosten auf deine Wohnung entfällt. Ein vereinfachtes Beispiel: Die Gebäudereinigung kostet für das gesamte Haus 3.000 Euro im Jahr. Dein Anteil entsprechend des verwendeten Umlageschlüssels beträgt 300 Euro. Nur wenn die Berechnung nachvollziehbar dargestellt wird, kannst du überprüfen, ob dein Anteil korrekt ist.
5. Deine bereits gezahlten Vorauszahlungen
Auch die Betriebskostenvorauszahlungen, die du während des Jahres bereits über deine monatliche Miete gezahlt hast, müssen berücksichtigt werden. Die Verbraucherzentrale nennt den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen ausdrücklich als Bestandteil einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Am Ende werden deine Zahlungen mit den tatsächlichen Kosten verrechnet.
Zum Beispiel:
Tatsächlicher Kostenanteil: 2.600 Euro
Gezahlte Vorauszahlungen: 2.400 Euro
Nachzahlung: 200 Euro
Sind deine Vorauszahlungen dagegen höher als die tatsächlichen Kosten, entsteht ein Guthaben.
Welche Nebenkosten dürfen Vermieter abrechnen?
Welche Betriebskosten grundsätzlich umlagefähig sein können, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dort sind verschiedene laufende Kosten aufgeführt, die durch das Eigentum oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Grundstücks oder Gebäudes entstehen.
Zu den typischen umlagefähigen Betriebskosten gehören etwa Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, Heizungs- und Warmwasserkosten, Müllentsorgung, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Bereiche, bestimmte Versicherungen sowie gegebenenfalls Hausmeisterkosten.
Entscheidend ist allerdings nicht allein, ob eine Kostenart in der Betriebskostenverordnung auftaucht. Auch der Mietvertrag spielt eine Rolle.
Mehr dazu erklären wir ausführlich in unserem Ratgeber „Welche Nebenkosten dürfen Vermieter abrechnen?“
Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?
Nicht jede Rechnung, die Vermieter:innen für ein Gebäude bezahlen, darf anschließend auf die Mietparteien verteilt werden.
Verwaltungskosten
Kosten für die Verwaltung des Gebäudes gehören nach der Betriebskostenverordnung ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten. Dazu zählen beispielsweise typische Kosten der Hausverwaltung oder der Geschäftsführung.
Reparaturen und Instandhaltung
Auch Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten dürfen grundsätzlich nicht als Betriebskosten auf Mieter:innen umgelegt werden.
Muss beispielsweise eine defekte Heizungsanlage repariert oder ein kaputtes Bauteil ersetzt werden, handelt es sich nicht automatisch um umlagefähige Nebenkosten. Die Betriebskostenverordnung grenzt solche Kosten ausdrücklich von laufenden Betriebskosten ab.
Das ist einer der wichtigsten Punkte bei der Prüfung einer Nebenkostenabrechnung: Laufende Betriebskosten und Reparaturkosten sind nicht dasselbe.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?
Für die Abrechnung von Betriebskostenvorauszahlungen gibt es eine klare Frist. Nach § 556 BGB muss die Nebenkostenabrechnung den Mieter:innen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden.
Ein Beispiel:
Der Abrechnungszeitraum endet am 31. Dezember 2025. Dann muss die Abrechnung grundsätzlich spätestens am 31. Dezember 2026 bei dir eingehen.
Kommt sie später, kann der Vermieter eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr verlangen. Eine Ausnahme besteht, wenn er die verspätete Abrechnung nicht selbst zu vertreten hat. Ein mögliches Guthaben der Mieter:innen verschwindet durch eine verspätete Abrechnung dagegen nicht automatisch.
Wie lange kann man einer Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Auch für Mieter:innen gibt es eine Frist. Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung gegenüber dem Vermieter geltend gemacht werden. Danach können Einwendungen normalerweise nicht mehr erhoben werden, sofern die Verspätung von den Mieter:innen zu vertreten ist.
Trotzdem solltest du bei einer auffälligen Abrechnung nicht elf Monate warten. Die Verbraucherzentrale empfiehlt, eine möglicherweise fehlerhafte Abrechnung möglichst schnell zu prüfen und Beanstandungen zeitnah mitzuteilen.
Darf ich Rechnungen und Belege zur Nebenkostenabrechnung sehen?
Ja. § 556 BGB gibt Mieter:innen ausdrücklich das Recht, Einsicht in die Belege zu verlangen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen. Vermieter:innen dürfen diese Belege inzwischen auch elektronisch zur Verfügung stellen.
Wenn dir beispielsweise die Kosten für die Gebäudereinigung ungewöhnlich hoch vorkommen, kannst du dir die entsprechende Rechnung oder andere zugrunde liegende Unterlagen ansehen. Gerade bei einer hohen Nachzahlung kann die Belegeinsicht helfen herauszufinden, ob die angegebenen Beträge tatsächlich nachvollziehbar sind.
Nebenkostenabrechnung prüfen: Darauf solltest du achten
Du musst keine Mietrechtsexpertin sein, um eine erste Plausibilitätsprüfung vorzunehmen. Schau zunächst, ob Abrechnungszeitraum und Wohnungsdaten stimmen. Vergleiche anschließend die Vorauszahlungen mit deinen eigenen Unterlagen und überprüfe, ob der verwendete Umlageschlüssel nachvollziehbar ist.
Auffällig werden solltest du außerdem bei Kostenarten wie Reparaturen oder Verwaltungsgebühren. Diese sind grundsätzlich keine umlagefähigen Betriebskosten. Bei ungewöhnlich hohen Kosten kannst du zusätzlich Belegeinsicht verlangen.
HerNow-Tipp
Vergleiche deine aktuelle Nebenkostenabrechnung auch mit der Abrechnung aus dem Vorjahr. Einzelne Positionen können sich natürlich verändern, ein plötzlicher extremer Anstieg bei Hausreinigung, Gartenpflege oder anderen Kosten ist aber zumindest ein guter Grund, genauer hinzuschauen.
Was passiert bei einem Fehler in der Nebenkostenabrechnung?
Nicht jeder Fehler hat dieselben Folgen. Fehlen zentrale Angaben wie die Gesamtkosten, der Umlageschlüssel oder die bereits gezahlten Vorauszahlungen, kann die Abrechnung formell fehlerhaft sein. Die Verbraucherzentrale weist darauf hin, dass bei einer nicht formell ordnungsgemäßen Abrechnung eine geforderte Nachzahlung zunächst nicht fällig sein kann und eine Korrektur verlangt werden kann.
Bei inhaltlichen Fehlern solltest du dagegen konkret erklären, welche Position du für falsch hältst. Wer unsicher ist oder eine besonders hohe Nachzahlung erhalten hat, kann sich beispielsweise an eine Verbraucherzentrale, einen Mieterverein oder eine auf Mietrecht spezialisierte Rechtsberatung wenden.
Nebenkostenabrechnung: Diese Fehler solltest du besonders prüfen
Typische Auffälligkeiten sind unter anderem falsch berücksichtigte Vorauszahlungen, ein nicht nachvollziehbarer Umlageschlüssel, Kosten außerhalb des richtigen Abrechnungszeitraums oder Positionen, die gar keine umlagefähigen Betriebskosten darstellen. Auch Kosten, die laut Mietvertrag nicht auf die Mieter:innen übertragen werden können, solltest du genauer ansehen.
Wer parallel seine gesamten Wohnkosten überprüfen möchte, sollte außerdem einen Blick auf die Möglichkeiten einer Mieterhöhung werfen, denn auch dabei gelten gesetzliche Voraussetzungen und Fristen.
FAQ zur Nebenkostenabrechnung
Was muss eine Nebenkostenabrechnung enthalten?
Eine nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung enthält insbesondere den Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten, den verwendeten Umlageschlüssel, den auf die Wohnung entfallenden Kostenanteil und die bereits geleisteten Vorauszahlungen.
Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen muss grundsätzlich jährlich abgerechnet werden. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei den Mieter:innen eingehen.
Kann der Vermieter Reparaturen über die Nebenkosten abrechnen?
Grundsätzlich nein. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählen laut Betriebskostenverordnung nicht zu den Betriebskosten.
Muss ich jede Nebenkostennachzahlung bezahlen?
Nicht automatisch. Zunächst sollte geprüft werden, ob die Abrechnung formell und inhaltlich korrekt ist. Bei Zweifeln können Mieter:innen Belegeinsicht verlangen und Einwendungen erheben.
Wie lange kann ich der Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Einwendungen müssen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitgeteilt werden.
Fazit: Eine Nebenkostenabrechnung sollte nachvollziehbar sein
Eine Nebenkostenabrechnung darf kein undurchschaubares Zahlenspiel sein. Mieter:innen müssen erkennen können, welche Gesamtkosten entstanden sind, wie diese verteilt wurden und welche Beträge sie bereits vorausgezahlt haben.
Besonders wichtig ist der Unterschied zwischen laufenden Betriebskosten und Ausgaben, die Vermieter:innen selbst tragen müssen. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Reparaturkosten gehören grundsätzlich nicht in die Betriebskostenabrechnung.
Wenn dir einzelne Beträge ungewöhnlich vorkommen, lohnt sich deshalb ein genauer Blick. Du darfst die zugrunde liegenden Belege einsehen und hast grundsätzlich zwölf Monate Zeit, Einwendungen gegen die Abrechnung vorzubringen.
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